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e-Zine da Gestão


A e-Zine sobre Gestao Empresarial

CV

17 de Janeiro de 2001
Lauro Jorge do Prado

"ORÇAMENTO: UM PLANO COORDENADO PARA AS OPERAÇÕES DA EMPRESA, EXPRESSO EM TERMOS FINANCEIROS"


O orçamento tradicional pode estar indo em direção a extinção, pois as empresas estão se tornando globais e mudando seu enfoque orçamentário da visão operacional para um plano financeiro global. O conceito de plano financeiro está substituindo o processo de orçamento operacional, permitindo aos gestores enfocarem em processos ou atividades que realmente agreguem valor.
Deve ser uma harmonia entre o plano financeiro e plano estratégico, que determine eficazmente os objetivos operacionais, que logicamente devem ser derivados dos objetivos estratégicos. Vejamos a seguir:

Como elaborar um orçamento

Para termos um bom plano orçamentário devemos entender como ele pode ser feito, e, como após sua implementação ele pode ajudar cada um da empresa a tomar decisões e gerenciar o seu dia a dia sem transtornos e com um bom grau de acerto.

A preparação de um orçamento é um dos passos mais importantes para a garantia da continuidade de uma empresa. O orçamento, na verdade, consiste em uma série de apostas que estamos dispostos a fazer com base no que esperamos acontecer em cada setor e no mercado em geral. O Orçamento reflete exatamente a origem e o destino dos recursos da empresa, ajudando-nos a tomar as decisões financeiras corretas.

Um Orçamento, porém, é mais do que um conjunto de números. É também uma ferramenta de negócios que nos ajudará a nos comunicar, organizar e controlar o que está acontecendo em nossa empresa.

O Orçamento tem as seguintes funções:

Obriga os gestores a se comunicarem entre si, chegando a conclusões sobre objetivos financeiros específicos, incluindo os níveis de receita e os alvos de dispêndio.

Define papéis e responsabilidade para os gestores, com base em quanto devem gerar e quanto devem gastar.

Cria uma forma padrão de medir e monitorar o desempenho gerencial acompanhando a concretização das metas de receita e o cumprimento dos limites de dispêndio.

Promove o uso eficiente e eficaz de seus recursos financeiros, garantindo que todos os seus recursos apontem para um conjunto comum de metas de negócios.

Dando uma olhada no Orçamento

Veja abaixo um tradução que fiz de em um artigo publicado no site www.bestsoftware.com com o título: "Taking a Bottom-Line Look at the Budget". Este artigo lança alguns conselhos que devemos dar atenção antes de nos lançar na árdua tarefa de montar um orçamento.

Quais são as maneiras de reduzir o processo de orçamentação para melhorar o orçamento e alcançar a alta eficiência?

Considere as seguintes melhores práticas:

1. Estabeleça um vínculo entre o que sua companhia faz e como se gasta o dinheiro dela. Forme um time inter-áreas para ajudar melhorar a informação. Identifique suas atividades mais importantes e seus custos mais significativos. Descubra os reais custos destas atividades. Você pode descobrir se está gastando muito em atividades que não agregam muito valor. Use esta informação para ajustar como dinheiro é alocado.

2. Pense em indicadores chaves corporativos importantes. Tente identificar as cinco indicadores que seu negócio esta relacionado, se é satisfação de cliente, desenvolvimento de produto, ou capital intelectual.

3. Ganhe consenso além da função de finanças sobre medidas de desempenho chaves. Sua companhia é mais interessada em ROI que retenção de cliente? Desenvolva um time inter-funcional para buscar as respostas e fazer certo, o que levará o time a ter a validação dos indicadores pessoais em toda a companhia. Então faça o jogo de indicadores de desempenho dentro do processo de planejamento. Um orçamento bem afinado incorpora planejamento estratégico, planejamento financeiro, provendo(feed-back) e registrando a informações.

4. Crie compensação para orçar metas. Pessoas têm que se preocupar com o plano de orçamento e como conhecer os objetivos de desempenho delas. Tenha certeza que o mecanismo de recompensa está baseado em pessoas com indicadores que elas podem controlar e podem influenciar. Caso contrário, o processo de orçamento será uma fonte de frustração contínua.

5. Reduza o número de itens de orçamento. Se concentre em ações e atividades. Exemplo: Você precisa de várias linhas debaixo da categoria de despesa, ou você poderia viver com só um item para a despesa? E a sua meta? Limite seu orçamento para algo menos que 40 itens de despesas.

6. Não faça previsões no vazio. Seu pessoal de vendas e comercial podem ter algumas idéias valiosas sobre previsões de produto. Competências.

7. Reduza o tempo que leva para confeccionar o orçamento. Se seu processo de orçamento normalmente leva três a quatro meses, reduza este tempo para um mês, reduzindo o número de itens a orçar.

8. Permita flexibilidade para os gerentes conhecer os objetivos deles. Não segure as pessoas responsáveis por uma tática que foi concebida seis ou nove meses atrás. Talvez o gerente ache um modo melhor para se encontrar nos objetivos que orçou. Qual é a idéia principal? Saia de um processo estático para um processo dinâmico.

9. Não se engesse por previsões baseado em calendário ou ano fiscal. Um orçamento baseado em calendário não é flexível o bastante para responder a mudanças. Digamos você desenvolve um orçamento que termina em 31 de dezembro de 2001. Mas em março de 2001, sua companhia lança um produto novo. O orçamento baseado em calendário que já está publicado não pode alocar mais recursos para o realocar um produto novo porque os números para cada área já foram fixado. Em que resultará? Você está preso com um orçamento para os próximos nove meses, e o produto novo de sua companhia não tem o comprometimento que necessita para ter sucesso.

10. Não espere que tecnologia resolva todos os desafios de seu orçamento. Software é uma ferramenta, não é uma panacéia. Se você abusa disto, ou sobrecarrega com muitos dados, então sua efetividade será assumida como compromisso. Tecnologia é maravilhosa, mas ainda não pode substituir seu próprio pensamento estratégico.

Este artigo tem a intenção de levar até vocês algo que ajude na tarefa de constituir um bom orçamento na sua empresa.

By Lauro

Obrigado por ler esta materia!

lauroprado@pisa.com.br

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